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→ IT/DIGITALISIERUNG

Die fortschreitende Digitalisierung und der kontinuierliche Wandel der Informations- und Kommunikationstechnologien prägen maßgeblich die Entwicklung. 2025 haben wir uns selber viele Fragen gestellt, neu sortiert und schon erste Umstellungen vorgenommen.

Das IT-Team verantwortet Infrastruktur, Anwendungen und IT-Sicherheit im Studierendenwerk. Im Berichtsjahr lag der Fokus des Teams auf Umstellungen und Optimierungen unserer Systeme.

Agenda 2025 des IT-Teams

  • Erarbeitung des Leistungsverzeichnisses für den Serveraustausch I Netzwerk
  • Umstellung der Serverlandschaft für Dokumentenmanagementsystem, inklusive Anpassung Backup- und Recovery­Konzepte
  • Umstellung der PCs auf Windows 11, inklusive Ersatz nicht kompatibler Geräte und internem Ringtausch funktionstüchtiger Geräte
  • Austausch von Hardware turnusmäßig
  • Einbindung aller Solaranlagen ans Netz, inklusive Einbindung der Portale
  • Erneuerung/Anpassung der Anzeigensysteme in Mensen und Kita
  • Technische Anbindung und Integration der neuen Mensa Cottbus
  • Abschaltung der Mensa-App zum Jahresende

Zur Stärkung unserer digitalen Ausrichtung wurde Ende 2024 erstmals eine Digitalisierungsbeauftragte benannt. Sie bündelt Projekte, identifiziert Potenziale und treibt Innovationen voran. Damit schaffen wir klare Strukturen für eine nachhaltige digitale Weiterentwicklung. Was ist in gut einem Jahr passiert?

Im Berichtsjahr wurde ein Statuscheck zur Zielvereinbarung MWFK x SWOBB in Sachen Digitalisierung sowie zur Digitalisierungsstrategie 2021 durchgeführt. Parallel dazu startete eine prozessorientierte Erfassung des aktuellen Digital-Status-Quo im SWOBB. Darüber hinaus wurden IT- und Digitalisierungsthemen geclustert. Kurz gesagt: Moderne Digitalisierung im SWOBB liegt bei 5* von 10 Punkten. *PS So schätzen sich im Schnitt auch andere Studierendenwerke in Deutschland ein. Digitale Anwendungen gibt es mehr oder weniger in den Abteilungen, aber verzahnt sind diese kaum. Wir haben in den letzten vier Jahren ein Duzend digitale Projekte und mehrere Teilprojekte erfolgreich umgesetzt, diese sind jedoch teils überholt oder haben noch nicht die ausreichend erforderliche Anbindung und Lösung manueller Prozesse geschafft. Wir schleppen aber auch langjährige Digitalisierungsthemen aufgrund von umfänglichen Anforderungen, Skepsis, Unkenntnis und auch vermeintlichen Komfort mit.

2026 wird eine neue Digitalisierungsstrategie unter Einbindung der Studierendenbefragung 2025, des Organisationsentwicklungsprojekts 2026+ und den föderalen/politischen Zielsetzungen geschnürt.

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Digitalisierungsvorhaben 2025

Wann? Was?
März 2025Bewerbung Wettbewerb für Digitalisierungsprojekt des Mittelstand-Digitalzentrums (MDZ) Saarbrücken
Mai 2025Sprechstunde MDZ x SWOBB
Juli 2025Umfrage im SWOBB (intern)
September 2025Auswertung und Ideenwerkstatt MDZ x SWOBB
Dezember 2025Rückblick Ideenwerkstatt und Voraussetzungen
2026Identifizierung mögliches innovatives Digitalisierungsprojekt
Wann? Was?
2021Digitaler Rechnungseingang
2022Rechnungsworkflow
2024Vorbereitungen, Aktenplan und Schnittstellenanpassung Bereich Wohnen und Bau
November 2025Serverumstellung
Dezember 2025Verfahrensdokumentation zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung und Archivierung
2026Einführung Vertragsmanagement
2026Testlauf und Nachbereitungen DMS-Live-System Bereich Wohnen und Bau
2026 - 2027Anbindung anderer Bereiche ans Dokumentenmanagement
Wann? Was?
März 2025Bewerbung Wettbewerb für Digitalisierungsprojekte des Mittelstand-Digitalzentrums (MDZ) Saarbrücken
Mai 2025Sprechstunde MDZ x SWOBB
Juli 2025Umfrage im SWOBB [ intern ]
September 2025Auswertung und Ideenwerkstatt MDZ x SWOBB
Dezember 2025Rückblick Ideenwerkstatt und Voraussetzungen
2026Identifizierung mögliches innovatives Digitalisierungsprojekt
Wann? Was?
Januar 2025Austausch Digitalisierungsschnittstellen Studierendenwerke x MWFK x Zentrum der Brandenburgischen Hochschulen für Digitale Transformation
Februar 2025Anforderungsbeschreibungen Brandenburgischer Studierendenwerke
Mai 2025Follow-up Hochschulen x Campusmanagementsystem-Herstellern x Studierendenwerke
August 2025Anfrage Erfahrungsberichte anderer Studierendenwerke (von STWWB)
November 2025Anforderungsworkshop STWWB x SWOBB x HIS
1. Halbjahr 2026Konzept für eine landesweite Lösung HISinOne als zentrales Portal für Studierendenwerke inklusive Verifikations- und Auskunftsfunktionen und EfA-Ansatz („Einer für Alle“)
Wann? Was?
Mai 2025Ausschreibung
Oktober 2025Umstellung Cottbus (ohne Sachsendorf) | WLAN
März 2026Modernisierung Sachsendorf und Senftenberg | WLAN
2027Modernisierung Frankfurt (Oder) und Eberswalde | WLAN
2028Modernisierung Cottbus | WLAN
Wann? Was?
Oktober 2024Rahmenvertrag DSW x VisioLab
3. Quartal 2025Auftrag Kassensystem und Kassenumstellung
1. Quartal 2026SB-KI-Kassen Mensa Cottbus Zentralcampus
2. Quartal 2026SB-KI-Kassen Mensa Frankfurt (Oder)
3. Quartal 2026SB-KI-Kassen und bargeldlose Mensa Senftenberg
Wann? Was?
April 2025Auftrag zur Entwicklung/Programmierung
Dezember 2025Programmierung
April 2026Vorstellung des Portals
3. Quartal 2026Einführung des Portals
Wann? Was?
März 2025Digital Campus 2025
April 2025Strategieworkshop EUV
Januar 2026DSW-Forum „Digitaler Studierendenausweis / Studierendenapps“
Mai 2026Digital Campus 2026
2026Strategiegespräche Hochschulen
Wann? Was?
Juli 2024Formelle Zustimmungserklärung an MWFK
Januar 2025Start Digitalisierungsprozess zur Einführung der E-Akte Konfiguration des Scanners und Anbindung an das BAföG-System
Mai 2025Siegelzertifikat
Juli 2025Start digitale Aktenbearbeitung
März 2026Projektstelle zur Weiterentwicklung der Verfahrensdokumentation und Unterstützung revisionssicherer Umsetzung digitaler Prozesse Stelle für beide Studierendenwerke im Land Brandenburg – im SWOBB angesiedelt
2026Digitaler Rückkanal (Zustellung von Bescheiden) Elektronische Austausch mit anderen Ämtern (Aktenversand)
Hospitationen für Mitarbeitende anderer Ämter (für die kommunalen Ämter in Berlin geplant für Juni

Digitalisierungsmittel

Seit 2020 erhalten wir einen jährlichen nichtrückzahlbaren Zuschuss in Höhe von 200.000 Euro als Unterstützungsleistung vom Land Brandenburg für die Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben. Dank dieser Unterstützung konnten wir auch 2025 schneller und kostenintensive Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen.