Unsere finanziellen Hilfen sind fast so vielfältig wie die Studierenden es brauchen – geschenkt und/oder geborgt. Chancengerecht unterstützen und immer auf der Suche nach unbürokratischen Lösungen – ein Auftrag, dem wir engagiert nachkommen.
3.191 (-124)
BAföG-Anträge
Inland + Ausland
89 (-34)
Härtefallanträge
50 (+24)
Nothilfeanträge
Bundesausbildungsförderung (BAföG)
Das Jahr 2025 stand für das BAföG-Amt des Studierendenwerks Ost:Brandenburg ganz im Zeichen des Wandels. Neben personellen Veränderungen durch den Abschied langjähriger Kolleginnen und Kollegen in den Ruhestand und der erfolgreichen Einarbeitung neuer Mitarbeitender prägte insbesondere die Vorbereitung und Einführung der elektronischen Akte die Arbeit der Abteilung. Trotz der damit verbundenen zusätzlichen Herausforderungen gelang es dem Team, die Anträge der Studierenden weiterhin mit hoher Professionalität, Engagement und Priorität zu bearbeiten und den Weg in eine zunehmend digitale Zukunft erfolgreich zu gestalten.
Personal
Zum 31. Dezember 2025 waren im Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Ost:Brandenburg insgesamt 11 Beschäftigte mit einem Stellenumfang von 10,5 Vollzeitkapazitäten (VZK) für die Wahrnehmung der Aufgaben im BAföG-Amt tätig.
Die Antragszahlen im Amt für Ausbildungsförderung waren im Jahr 2025 leicht rückläufig. Unter Berücksichtigung der im BSL-Gutachten vorgesehenen kalkulatorischen Stellenstärke und der Studienstarthilfe in Höhe von 0,08 VZK ergibt sich derzeit ein rechnerischer Personalbedarf von insgesamt 8,61 Vollzeitkapazitäten (VZK).
Zusätzlich besteht derzeit ein erhöhter Arbeitsaufwand durch die noch nicht vollständig umgesetzte E-Akte. Hierfür wird ein zusätzlicher Bedarf von 0,5 VZK angesetzt. Weitere 0,5 VZK werden für die Pflege und Führung des Ausbildungsstättenverzeichnisses benötigt.
Insgesamt ergibt sich damit für das Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Ost:Brandenburg ein Personalbedarf von 9,61 VZK. Für den darüberhinausgehenden Stellenanteil besteht bereits ein Vermerk künftig wegfallender Stellenanteile im Umfang von 0,89 VZK.
Generationswechsel
Den Generationswechsel meistern: Wissen bewahren und Zukunft gestalten
Das Jahr 2025 stand im Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Ost:Brandenburg nicht nur im Zeichen der Digitalisierung, sondern auch eines spürbaren personellen Wandels. Zwei langjährige und geschätzte Mitarbeitende verabschiedeten sich in den Ruhestand und hinterließen fachlich wie menschlich eine große Lücke.
Gerade in einer Zeit tiefgreifender Veränderungen zeigte sich, wie wichtig strukturierter Wissenstransfer und verlässliche Teamarbeit für die Stabilität des Amtes sind. Zum 1. April 2025 konnte erfreulicherweise ein neuer Kollege gewonnen werden. Durch eine bewusst geplante viermonatige Überschneidungsphase bestand die Möglichkeit, Erfahrungen, Arbeitsabläufe und praktische Besonderheiten direkt im täglichen Bearbeitungsprozess weiterzugeben. Dieser geplante Übergang erwies sich als erfolgreiche Investition in die Qualität und Kontinuität der Sachbearbeitung.
Parallel dazu wurde gegen Ende des Jahres die zweite frei gewordene Stelle erfolgreich neu besetzt. Noch vor Jahresabschluss konnte ein weiterer neuer Mitarbeiter für die Abteilung gewonnen werden, dessen Einstieg für Anfang 2026 vorgesehen ist. Damit wurden frühzeitig wichtige personelle Grundlagen geschaffen, um die Arbeitsfähigkeit des Amtes langfristig zu sichern.
Besonders herausfordernd war dabei, dass diese personellen Veränderungen zeitgleich mit der Einführung der elektronischen Akte stattfanden. Während neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet wurden, mussten gleichzeitig digitale Arbeitsprozesse aufgebaut, Abläufe neu organisiert, optimiert und bestehende Strukturen weiterentwickelt werden. Die Abteilung bewältigte damit mehrere große Veränderungsprozesse parallel zum laufenden Tagesgeschäft.
Dass dies gelungen ist, war vor allem dem außergewöhnlichen Zusammenhalt innerhalb des Teams zu verdanken. Die Bereitschaft, Wissen zu teilen, sich gegenseitig zu unterstützen und Veränderungen gemeinsam zu tragen und zu gestalten, prägte das Jahr 2025 in besonderer Weise. Das Amt für Ausbildungsförderung hat damit erneut gezeigt, dass erfolgreiche Verwaltungsarbeit nicht allein von technischen Systemen abhängt, sondern vor allem von engagierten Menschen, die Verantwortung übernehmen und den Wandel aktiv mitgestalten.
Digitalisierung
Mit Teamgeist zur E-Akte: Digitalisierung im BAföG-Amt 2025
Das Jahr 2025 markierte für das Amt für Ausbildungsförderung des Studierendenwerks Ost:Brandenburg einen bedeutenden Meilenstein: den Einstieg in die elektronische BAföG-Akte. Nach intensiven Vorbereitungen in den vergangenen Jahren begann zum 1. Juli 2025 offiziell die digitale Aktenbearbeitung – ein Schritt, der nicht nur technische Veränderungen mit sich brachte, sondern vor allem einen tiefgreifenden Wandel im Arbeitsalltag der gesamten Abteilung bedeutete. Die Einführung der E-Akte erfolgte bewusst schrittweise und mit Augenmaß. Das Amt entschied sich für eine hybride Bearbeitung: Neue Erstanträge für Inlands- und Auslands-BAföG wurden digital angelegt und bearbeitet, während bestehende Papierakten weiterhin in ihrer bisherigen Form geführt wurden. Diese Entscheidung war das Ergebnis sorgfältiger Abwägungen. Ziel war es, die Bearbeitung für Studierende jederzeit verlässlich und gleichzeitig für die Mitarbeitenden praktikabel zu gestalten.
Dabei wurde schnell deutlich: Digitalisierung bedeutet nicht automatisch Vereinfachung oder Zeitersparnis. Vielmehr zeigte die Praxis, wie komplex der Übergang von analogen zu digitalen Arbeitsprozessen tatsächlich ist. Während Unterlagen in Papierform unkompliziert einer Akte beigefügt werden können, erfordert die digitale Bearbeitung häufig zusätzliche Arbeitsschritte. Besonders hilfreich erwies sich der neu eingeführte Scanprozess mit QR-Code-Unterstützung, durch den eingehende Dokumente effizient den digitalen Akten zugeordnet werden können. Gleichzeitig stellte die Vielzahl unterschiedlicher Eingangswege – etwa über „BAföG-Digital“, E-Mail oder E-Behördenpostfach (beBPo) – die Mitarbeitenden vor neue organisatorische Herausforderungen.
Nicht selten gehen Anträge mit zahlreichen Unterlagen gesammelt in einer einzigen PDF-Datei ein. Diese müssen zunächst aufgeteilt, sinnvoll benannt und anschließend sorgfältig in die jeweilige Ordnerstruktur der elektronischen Akte eingeordnet werden. Die digitale Ablage muss dabei jederzeit nachvollziehbar bleiben – sowohl für Vertretungssituationen als auch für fachliche Prüfungen durch die Gruppenleitungen. Hinzu kommen technische Grenzen: ZIP-Dateien können derzeit nicht verarbeitet werden, große Anhänge müssen teilweise zunächst verkleinert werden, bevor sie in das Fachverfahren übernommen werden können. Die digitale Bearbeitung bedeutet daher aktuell vielfach einen höheren organisatorischen Aufwand als die klassische Papierakte.
Dennoch war die Einführung der E-Akte ein wichtiger und richtiger Schritt. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur technische Modernisierung, sondern auch eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur. Die elektronische Akte ermöglicht flexiblere Arbeitsformen und schafft neue Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Kolleginnen und Kollegen können heute auch im Homeoffice effizient tätig sein, ohne schwere Aktenordner oder volle Koffer mit Papierakten transportieren zu müssen.
Die neue E-Akte war dabei kein „fertiges Produkt“, sondern die Erweiterung eines bestehenden Fachverfahrens um digitale Prozesse. Viele Abläufe mussten neu gedacht, getestet und gemeinsam mit dem System-Anbieter entwickelt werden. Ein eigens gebildetes Team beschäftigte sich intensiv mit der Frage, wie der Einstieg in die digitale Bearbeitung möglichst praxisnah gestaltet werden kann. Besonders wichtig war es der Abteilung, alle Kolleginnen und Kollegen auf diesem Weg mitzunehmen und die Veränderungen gemeinsam zu tragen.
Eine wesentliche Voraussetzung für den Start war die technische Vorbereitung. Nachdem das notwendige Siegelzertifikat im Mai 2025 zur Verfügung stand, konnte die produktive Einführung wie geplant erfolgen. Parallel dazu musste ein revisionssicherer Scanprozess aufgebaut werden, um eingehende Dokumente nachvollziehbar und rechtssicher digital abzulegen. Da die schriftliche Verfahrensdokumentation zu Beginn der Einführung noch nicht vollständig vorlag, wurden gescannte Unterlagen vorsorglich weiterhin zusätzlich aufbewahrt.
Die Übergangsphase zwischen Papierakte und elektronischer Akte brachte für alle Mitarbeitenden einen erheblichen Mehraufwand mit sich. Viele digitale Vorgänge mussten weiterhin zusätzlich ausgedruckt und den Papierakten beigefügt werden. Trotz dieser Doppelstrukturen gelang es der Abteilung, den laufenden Betrieb jederzeit zuverlässig sicherzustellen und gleichzeitig die Grundlagen für die digitale Zukunft zu schaffen.
Mit Unterstützung der Fachaufsicht, dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg (MWFK), wurde im Jahr 2025 die Grundlage für die Ausschreibung einer Projektstelle im Jahr 2026 geschaffen. Diese beim Studierendenwerk Ost:Brandenburg angesiedelte Stelle soll insbesondere die Weiterentwicklung der Verfahrensdokumentation begleiten und beide Studierendenwerke im Land Brandenburg bei der revisionssicheren Umsetzung digitaler Prozesse unterstützen.
Die zweite Hälfte des Jahres 2025 war geprägt von intensiver Arbeit, neuen Erfahrungen und sichtbaren Erfolgen. Trotz aller Herausforderungen wurden bis zum Jahresende schon ca. 900 Anträge als digitale Akten geführt. Damit wurde ein bedeutender Schritt hin zu einer modernen und zeitgemäßen Ausbildungsförderung erreicht.
Auch wenn weiterhin Aufgaben offenbleiben – etwa die digitale Zustellung von Bescheiden oder der vollständig elektronische Austausch mit anderen Ämtern – zeigt das Jahr 2025 eindrucksvoll, wie engagiert, lösungsorientiert und zukunftsorientiert das Amt für Ausbildungsförderung den digitalen Wandel mitgestaltet hat. Die Einführung der E-Akte steht dabei nicht nur für technische Innovationen, sondern vor allem für den Einsatz und die Bereitschaft aller Mitarbeitenden, neue Wege zu gehen und die Ausbildungsförderung im Sinne der Studierenden weiterzuentwickeln.
Studienstarthilfe
67 (+1)
Anträge
bearbeitet
51 (+2)
Anträge
bewilligt
1.000
Euro
Zuschussbetrag
Seit dem Wintersemester 2024/2025 gibt es die Studienstarthilfe für Studienanfänger:innen aus einkommensschwachen Haushalten mit Sozialleistungsbezug. Die Studienstarthilfe ist in Form eines einmaligen Zuschusses in Höhe von 1.000 Euro vorgesehen und dient dazu, junge Menschen bei Ausgaben zu unterstützen, die typischerweise mit dem Studienstart verbunden sind. Das sind zum Beispiel die Anschaffung eines Laptops oder die Mietkaution. Die Studienstarthilfe kann unabhängig von einem späteren Bezug von BAföG beantragt werden und wird nicht auf das BAföG angerechnet. Der Antrag wird über das Portal BAföG-Digital gestellt. In unserem Zuständigkeitsbereich wurden im Jahr 2025 insgesamt 67 Anträge auf Studienstarthilfe gestellt, von denen 51 bewilligt wurden. Von den 67 Studierenden, die einen Antrag auf Studienstarthilfe gestellt haben, beantragten 54 auch Leistungen nach dem BAföG.
Anträge Studienstarthilfe
(Daten für International erfasst seit 2024)
Gesamt
EUV
HNE
BTU
HGE
Fördermittel Studienstarthilfe
Rechtsmittelverfahren Studienstarthilfe
| Widerspruchsverfahren | ||
| - abgeholfen | ||
| - zurückgewiesen | ||
| - zurückgenommen | ||
| - ausstehend | ||
| - Widerspruchsquote in % | ||
| Verwaltungsgerichtsverfahren | ||
| Ordnungswidrigkeiten | ||
| Klagen |
BAföG Inland
2.699 (-103)
Anträge bearbeitet
1.860 (-30)
Anträge bewilligt
766 (+47,46)
Euro Förderung
durchschnittlich
Im Jahr 2025 wurden 2.699 BAföG-Anträge eingereicht, was einem Rückgang von 3,7 Prozent gegenüber dem Vorjahr entspricht. Die Zahl der Studierenden im BAföG-Zuständigkeitsbereich (inklusive Hochschule für Gesundheitsfachberufe Eberswalde) ist insgesamt leicht auf 13.924 (+477) gestiegen.
19,4 Prozent der Studierenden stellten 2025 einen Antrag auf BAföG-Förderung, leicht weniger als 2024 (20,8 Prozent). Die Bewilligungsquote sank geringfügig auf 13,4 Prozent, während die durchschnittlichen Förderbeträge auf 766,06 Euro anstiegen.
Die rückläufige Zahl der Anträge ist vor allem auf den Anteil internationaler Studierender zurückzuführen, die oft nicht förderberechtigt sind. Insgesamt zeigt sich ein stabilisierender, aber weiterhin leicht rückläufiger Trend bei den BAföG-Anträgen.
BAföG-Anträge Inland
(Daten für International erfasst seit 2024)
Gesamt
EUV
HNE
BTU
HGE
Ø Förderbetrag (Inland) im Monat
Förderungsbeträge (Inland) im Jahr
Forderungsmanagement Inland
BAföG-Rechtsmittelverfahren (Inland)
| Widerspruchsverfahren | ||||
| - abgeholfen | ||||
| - zurückgewiesen | ||||
| - zurückgenommen | ||||
| - ausstehend | ||||
| - Widerspruchsquote in % | ||||
| Verwaltungsgerichtsverfahren | ||||
| Ordnungswidrigkeiten | ||||
| Klagen |
BAföG – Ausland
492 (-21)
Anträge bearbeitet
308 (-48)
Anträge bewilligt
849 (+14,33)
Euro durchschnittliche Förderung
Die Zahl der BAföG-Anträge für eine Ausbildung im Ausland war im Jahr 2025 erneut rückläufig. Gegenüber dem Vorjahr sank die Anzahl der bearbeiteten Anträge von 513 auf 492 und damit um 4,1 Prozent. Damit setzte sich der bereits in den Vorjahren erkennbare Rückgang fort. Besonders gefragt waren erneut Auslandsaufenthalte in Südafrika, Neuseeland und Ägypten.
BAföG Anträge (Ausland)
Ø Förderbetrag BAföG-Ausland in €
BAföG-Forderungsmanagement (Ausland)
BAföG-Rechtsmittelverfahren (Ausland)
| Widerspruchsverfahren | ||||
| - abgeholfen | ||||
| - zurückgewiesen | ||||
| - zurückgenommen | ||||
| - ausstehend | ||||
| - Widerspruchsquote in % | ||||
| Verwaltungsgerichtsverfahren | ||||
| Ordnungswidrigkeiten | ||||
| Klagen |
Härtefalldarlehen
89 (-34)
Anträge bearbeitet
53 (-26)
Anträge bewilligt
496,23 (+2,18)
Euro durchschnittlicher
Darlehensbetrag/Studierende:r
Das zinslose Darlehen in Höhe von bis zu 500 Euro ist ein bewährtes Instrument, um kurzfristige finanzielle Engpässe während des Studiums zu überbrücken. Die Nachfrage nach dem Darlehen ist 2025 gesunken. So wurden nur 89 Anträge gestellt (im Vorjahr 123), von denen 53 (im Vorjahr 79) bewilligt wurden. Häufigster Grund für eine Antragstellung war auch in diesem Jahr die Überbrückung der Wartezeit im Bereich BAföG, wobei hier aber festzustellen ist, dass viele Studierende den BAföG-Antrag verspätet gestellt haben und somit ein Darlehen benötigten. Auch die Zahlung des Semesterbeitrages stellt für Studierende eine finanzielle Herausforderung dar. Dies war der zweithäufigste Grund für eine Antragstellung. Einige Studierenden nutzen daher in jedem Semester das Darlehen, um den Beitrag zahlen zu können.
Härtefallanträge
(Daten für International erfasst seit 2024)
Nothilfe
50 (+24)
Anträge
bearbeitet
13 (+10)
Anträge
bewilligt
300
Euro Zuschussbetrag/
Studierende:r
Bei der Nothilfe, eine Auszahlung an Studierende, die unverschuldet, unerwartet und kurzfristig in Not geraten sind, gab es dagegen einen deutlichen Anstieg bei den Anträgen. Waren es 2024 noch 26 Anträge, so erreichten uns in diesem Jahr 50 Anträge. Davon haben wir 13 bewilligt (im Vorjahr 3). Insbesondere internationale Studierende beantragten diese Hilfe. Die niedrigen Bewilligungszahlen resultieren vor allem daraus, dass die meisten Antragstellenden dauerhafte Probleme haben, ihren Aufenthalt in Deutschland zu finanzieren. So gestaltet sich insbesondere die Jobsuche für englischsprechende Studierende sehr problematisch. Die Nothilfe ist hier leider nicht das geeignete Mittel der Wahl. Daher hat sich der Verwaltungsrat im Jahr 2025 für eine Regelung zu preisreduzierten Essen für besonders bedürftige Studierende ausgesprochen. Zur Ausgestaltung einer solchen Regelung wurde eine Arbeitsgruppe aus Verwaltungsratsmitgliedern und Mitarbeitenden einberufen. In Zusammenarbeit wurde eine weitere Unterstützung für Studierende eingerichtet: Sonderrabatt Mensa-Mittag.
Nothilfeanträge
(Daten für International erfasst seit 2024)
